Unzureichende Kommunikation in der Entgeltabrechnung und wie du sie verbesserst

Mangelnde oder unklare Kommunikation in der Entgeltabrechnung führt oft

zu Missverständnissen, Unsicherheiten und Beschwerden seitens der Mitarbeitenden. Um das zu vermeiden, ist eine offene und verständliche Kommunikation essenziell. Hier sind die häufigsten Probleme und Strategien, um diese zu lösen:

1. Unverständliche Lohnabrechnungen

Problem: Viele Mitarbeitende verstehen ihre Abrechnungen nicht, z. B. Abzüge oder Zuschläge.

Lösung:

• Erstelle eine Musterabrechnung mit Erklärungen zu jedem Bereich (Brutto, Netto, Abzüge, Zuschläge).

• Biete ein Glossar oder FAQs mit einfachen Erklärungen zu Fachbegriffen an.

• Führe bei neuen Mitarbeitenden eine kurze Einführung zur Lohnabrechnung durch.

2. Fehlende Information zu Änderungen

Problem: Mitarbeitende werden nicht rechtzeitig über Änderungen wie Steuerklassen, Zuschläge oder Sozialversicherungsbeiträge informiert.

Lösung:

• Kommuniziere Änderungen proaktiv, z. B. über Rundmails oder ein Mitarbeiterportal.

• Nutze die Lohnabrechnung selbst als Informationskanal, indem du wichtige Updates in einem Begleittext hinzufügst.

• Informiere bei neuen Regelungen rechtzeitig vor der nächsten Abrechnung.

3. Keine klaren Ansprechpartner

Problem: Mitarbeitende wissen nicht, an wen sie sich bei Fragen wenden sollen.

Lösung:

• Kommuniziere klar, wer für Fragen zur Lohnabrechnung zuständig ist (z. B. HR-Abteilung, Entgeltabrechner).

• Nutze eine zentrale Kontaktadresse, wie eine spezielle E-Mail oder ein Ticketsystem, um Anfragen zu bündeln.

• Biete feste Sprechzeiten für persönliche oder telefonische Rückfragen an.

4. Falsche Erwartungen bei Sonderzahlungen

Problem: Mitarbeitende haben unrealistische Erwartungen zu Bonuszahlungen, Zuschlägen oder Steuererleichterungen.

Lösung:

• Kommuniziere Sonderzahlungen transparent: Wann werden sie gezahlt? Wie werden sie berechnet?

• Erkläre die steuerlichen Auswirkungen, z. B. bei Boni, um Missverständnisse bei der Nettohöhe zu vermeiden.

5. Unklare Rückmeldungen zu Fehlern

Problem: Mitarbeitende sind verunsichert, wenn Fehler in der Abrechnung auftreten und keine klare Lösung angeboten wird.

Lösung:

• Reagiere zeitnah auf Rückfragen oder Beschwerden und halte die Betroffenen über den Bearbeitungsstand auf dem Laufenden.

• Kommuniziere offen, wie der Fehler behoben wird und ob eine Nachzahlung erfolgt.

6. Mangelnde Transparenz bei Fristen

Problem: Mitarbeitende wissen nicht, welche Fristen bei Gehaltsänderungen, Steuerunterlagen oder Abgabefristen gelten.

Lösung:

• Stelle einen jährlichen Kalender mit relevanten Fristen und Terminen bereit (z. B. Einreichung von Steuerunterlagen).

• Nutze Erinnerungen oder Notifications über das Mitarbeiterportal, um an wichtige Fristen zu erinnern.

7. Keine Möglichkeit für Feedback

Problem: Mitarbeitende fühlen sich nicht gehört, wenn sie Feedback oder Verbesserungsvorschläge haben.

Lösung:

• Führe regelmäßig anonyme Umfragen durch, um Feedback zur Abrechnung und Kommunikation einzuholen.

• Biete eine offene Feedbackkultur an, bei der Mitarbeitende Vorschläge direkt einbringen können.

Tipps zur Optimierung der Kommunikation

Digitale Tools nutzen: Plattformen wie ein Mitarbeiterportal oder eine Abrechnungs-App können Informationen zentral bereitstellen und Rückfragen vereinfachen.

Einheitliche Sprache verwenden: Vermeide Fachjargon und erkläre komplizierte Sachverhalte in einfacher Sprache.

Regelmäßige Updates: Nutze Newsletter oder interne Kommunikationskanäle, um die Belegschaft regelmäßig zu informieren.