Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Alles, was Entgeltabrechner wissen müssen

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat die papierbasierte Krankmeldung in Deutschland abgelöst und bringt sowohl für Arbeitgeber als auch für Entgeltabrechner wichtige Veränderungen mit sich. In diesem Artikel erkläre ich, was die eAU ist, welche Vorteile sie bietet und wie sie korrekt in der Entgeltabrechnung berücksichtigt wird.

Was ist die eAU?

Die eAU ist die digitale Form der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die von Ärzten ausgestellt und elektronisch an die Krankenkassen übermittelt wird. Seit 2022 sind Arbeitgeber und Entgeltabrechner verpflichtet, die eAU zu nutzen, um Krankheitsfälle korrekt zu dokumentieren. Die Übermittlung erfolgt direkt von der Arztpraxis an die Krankenkasse, die diese dann den Arbeitgebern zur Verfügung stellt.

Vorteile der eAU

Weniger Papierkram: Der Papierkram entfällt, was die Verwaltung vereinfacht und Papierverbrauch reduziert.
Schnellerer Austausch: Durch die digitale Übermittlung erfolgt der Austausch zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber schneller und effizienter.
Fehlerreduktion: Die elektronische Übertragung verringert das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Eingaben oder das Verlieren von Papierdokumenten entstehen können.

Wie funktioniert die eAU in der Entgeltabrechnung?

Als Entgeltabrechner müssen Sie sicherstellen, dass die eAU korrekt verarbeitet wird. Hier sind die wesentlichen Schritte:

Erhalt der eAU: Sobald die Krankenkasse die eAU bereitstellt, können Sie sie über das Arbeitgeber-Portal der Krankenkasse abrufen.
Prüfung der eAU: Überprüfen Sie, ob alle Angaben korrekt sind, insbesondere die Dauer der Arbeitsunfähigkeit und der Beginn der Krankschreibung.
Berücksichtigung in der Entgeltabrechnung: Die eAU beeinflusst die Berechnung des Lohns, insbesondere wenn Krankengeld gezahlt wird. Die Krankenkassen zahlen ab dem 7. Krankheitstag, sofern keine Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber mehr erfolgt.
Aufbewahrungspflicht: Auch wenn die eAU digital übermittelt wird, müssen Sie sie im Rahmen der Aufbewahrungspflichten dokumentieren. In der Regel erfolgt dies durch Speicherung der eAU-Daten im System, das für die Entgeltabrechnung verwendet wird.

Wichtige Änderungen seit der Einführung der eAU

Kürzere Fristen: Die Fristen zur Übermittlung und Bearbeitung von Krankmeldungen sind strenger geworden. Entgeltabrechner müssen daher sicherstellen, dass sie die eAU zeitnah prüfen und verarbeiten.
Krankengeldantrag: Falls ein Arbeitnehmer länger als sechs Wochen krank ist, muss die Krankenkasse Krankengeld zahlen. Die eAU stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen schnell und korrekt übermittelt werden.

Herausforderungen bei der Implementierung der eAU

Auch wenn die eAU viele Vorteile bietet, gab es bei der Einführung einige Herausforderungen:

Technische Integration: Arbeitgeber mussten ihre Systeme für die digitale Verarbeitung anpassen, was zu anfänglichen Schwierigkeiten führen konnte.
Fehlende eAU-Daten: In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die eAU nicht korrekt übertragen wird. Entgeltabrechner müssen dann die nötigen Schritte zur Klärung einleiten.

Tipps für Entgeltabrechner

Schulung und Weiterbildung: Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig über Änderungen bei der eAU informiert sind.
Systeme aktualisieren: Achten Sie darauf, dass Ihre Abrechnungssysteme stets mit den neuesten Anforderungen zur eAU kompatibel sind.
Schnelle Verarbeitung: Bearbeiten Sie eAUs zügig, um Verzögerungen bei der Entgeltfortzahlung und Krankengeldzahlung zu vermeiden.

Fazit

Die eAU ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und vereinfacht die Entgeltabrechnung erheblich. Als Entgeltabrechner ist es entscheidend, sich mit den neuen Prozessen vertraut zu machen, um eine korrekte und zeitnahe Abwicklung der Krankmeldungen zu gewährleisten. Die Vorteile wie weniger Papieraufwand und schnellere Kommunikation machen die eAU zu einem wertvollen Tool für die moderne Personalabwicklung.

Haben Sie Fragen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung? Schreiben Sie mir gerne in den Kommentaren oder nehmen Sie Kontakt auf!